Секретарь-референт

Обязанности: Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению

административно-распорядительной деятельности начальника Отдела.

Вести делопроизводство, принимать и регистрировать корреспонденцию, передавать

документы на исполнение. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции,

систематизировать и хранить документы текущего архива.

Осуществлять контроль за исполнением документов.

Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и

быстрый поиск документов.

Принимать поступающую на рассмотрение начальника Отдела корреспонденцию, передавать ее в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

Отправлять исполненную документацию по адресатам. Следить за своевременным рассмотрением, ознакомлением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на их исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.

Принимать документы и личные заявления на подпись начальнику Отдела, проверять правильность их составления и оформления.

Организовывать  проведение телефонных переговоров руководителя, при необходимости переадресовывает исполнителям, записывать в его отсутствие полученную информацию и своевременно доводит до его сведения её содержание. Отвечать на телефонные звонки.

По поручению начальника Отдела составлять письма, запросы, другие документы.

Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, (сбор необходимых материалов,

оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.

Осуществлять контроль за исполнением работниками Отдела изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений начальника Отдела, взятых на контроль.

Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и

предложений работников.

Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность, в установленные сроки сдавать в архив, контролировать формирование дел в

структурных подразделениях, в соответствии с утвержденной номенклатурой и в

установленные сроки сдачи их в архив, о чем докладывать начальнику Отдела в

установленные сроки.

Организовывать командировки начальника Отдела: заказывать авиа- и железнодорожные билеты, бронировать гостиницы и др..

Требования: образование: высшее, неполное высшее или среднее специальное образование,  знание: офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), устойчивые навыки по работе с электронной почтой, знание 1С в разделе электронного документооборота.

Условия: работа: с понедельника по пятницу, суббота,воскресенье - выходные дни.

Режим работы: с 8-30 до 17-15 пн-чт

обед: с 12-30 до 13-00

пятница: с 8-30 до 16-00, обед: с 12-00 до 12-30

Требуется секретарь-референт

Референт, секретарь-делопроизводитель, секретарь, делопроизводитель, менеджер по оформлению документов, оформитель документов, специалист по делопроизводству, специалист по документации, секретарь-референт, специалист по документообороту