секретарь, помощник на удаленную работу

Обязанности: Обязанности личного помощника:

Планирование рабочего графика руководителя, организация внутренних и внешних встреч.

Просмотр и контроль оформления документов на подпись и пр.

Фиксация принятых по итогам встреч (переговоров) решений и контроль их исполнения

Полное ведение электронного и бумажного документооборота руководителя.

Подготовка проектов писем, приказов и ответов на запросы.

Поиск информации для руководителя, подготовка аналитических и справочных материалов.

Подготовка презентаций, отчетов, проектов внутренних документов.

Получение в гос.органах документов и информации по распоряжению руководителя.

При необходимости - участие во встречах и переговорах

Организация мероприятий

Находить, быстро анализировать и предоставлять информацию по запросу

Оперативно принимать задачи от руководителя, структурировать, расставлять приоритеты, экономить его время и внимание;

Вести корреспонденцию (документация, почта), деловая переписка;

Поиск и поддержание деловых контактов.

Контроль выполнения задач по срокам, качеству, промежуточным результатам.

Оперативный поиск информации, ее систематизация и анализ.

Работа с документами оформление, редактирование, соединение нескольких документов в один и т.п.

Своевременное напоминание о важных событиях (встречи, конференции).

Travel поддержка (заказ авиа/жд билетов, бронирование гостиниц и трансферов, оформление виз при необходимости и пр).

Выполнение поручений руководителя: найти и структурировать нужную информацию, позвонить и тд

Ведение графика руководителя задачи, звонки, встречи, поездки;

Составление рабочих документов (сметы, договора, коммерческие и др.)

Умение в сжатые сроки решить внештатную ситуацию, принять самостоятельное решение;

Организация жизни и быта руководителя (любые личные поручения. Например: забронировать/заказать/оплатить, позвонить/договориться о встрече и т.п)

Любые бизнес поручения (сделать анализ конкурентов, заполнить договор, выставить счет клиенту и т.п)

Требования:

Условия: работа дистанционная неполная занятость. Встречи с клиентам и партнёрами очень редкие. Может несколько раз в год

Требуется секретарь, помощник на удаленную работу

Секретарь-делопроизводитель, секретарь, специалист по документообороту, делопроизводитель, менеджер по оформлению документов, оформитель документов, специалист по делопроизводству, специалист по документации