Бизнес-ассистент

Вакансия компании: Ооо "Институт Коучинга"

Консалтинго-образовательная компания Институт Коучинга в связи с расширением штата приглашает в команду бизнес-ассистента

Обязанности:

Основные цели работы:

• Обеспечение качественного контакта консультанта с клиентом: "утепление контакта" со всеми клиентами, информирование о других возможных услугах (кроме текущих), гибкость в обсуждении условий работы;
• Обеспечение качественной коммуникации и хождения информации как внутри организации, так и с внешними партнерами;
• Поддержка консультанта в продвижении бренда консультанта: обеспечение наличия качественных презентационных материалов (портфолио, презентации, резюме и т.п), сопровождение на внешних мероприятиях, помощь в работе с контентом;
• Обеспечение жизнедеятельности консультантов (3 человека) и организационная поддержка в различных проектах;
• Организация поездок, сложных маршрутов, расписания в командировках, согласование с контрагентами, обеспечение комфортного перемещения "от порога до порога", точный расчет времени;
• Организация рабочего дня консультантов, составление и ведение расписания работы с сохранением баланса - типы работ/отдых (согласование встреч, совещаний, простраивание логистики по перемещениям, выполнение внутриорганизационных задач);
• Обеспечение реализации в полном объеме расписания;
• Получение и сохранение информации от консультантов по итогам встреч, клиентских сессий и по другим проектам. Передача этой информации в соответствующие подразделения компании;
• Обеспечение полноты информации по текущим проектам руководителя для других подразделений компании;
• Отслеживание динамики выполнения внутриорганизационных задач, в которых участвует руководитель;
• Ведение реестров индивидуальных клиентов и отслеживание регулярности встреч руководителя;
• Обеспечение выполнения райдеров;
• Быстрое внесение изменений в расписание и логистику по необходимости, обеспечение выполнения всех сопряженных задач, выполняемых другими сотрудниками (билеты, трансфер, интернет и Пк и тп);
• Выполнение поручений управляющего партнер;
• Выполнение личных просьб консультанта;
• Командная работа с другими ассистентами, согласованные действия по проектам и поездкам , в которых участвуют разные консультанты;
• Прием входящих звонков, предоставление необходимой информации, взятие информации у звонившего и обеспечение обратного звонка от коллег (в соответствии с темой вопроса). Обеспечение благоприятного впечатления у звонившего о первом контакте.

Требования:

• Образование высшее;
• Опыт работы в коммерческих организациях от 3 лет;
• Готовность к гибкому графику работу (вечера до 22 часов - примерно 4-6 раз в месяц);
• Грамотная письменная и устная речь;
• Опыт в организации поездок, знание особенностей логистики в Москве
• Доброжелательность и открытость в общении;
• Умение быть в команде и помогать членам команды;
• Уверенность в неопределенных ситуациях, способность искать нестандартные решения;
• Системное мышление, умение работать в режиме многозадачности;
• Организованность и аккуратность;
• Быстрота реакции, стрессоустойчивость, клиентоориентированность;
• Уверенный Пк пользователь (Word, Excel, PowerPoint, интернет, соцсети) и других средств коммуникации;
• Желательно - английский на уровне intermediate и выше.

Условия:

• Смешанный режим: работа в офисе 2-3 дня в неделю;
• С 9-30 до 18 часов. На связи до 21 час;
• Место работы: метро Адмиралтейская.

Ключевые навыки

• Административная поддержка руководителя
• Организация встреч
• Организация деловых поездок
• Письменный перевод
• исполнение поручений руководителя
• Подготовка презентаций
• Работа с большим объемом информации

Требуется бизнес-ассистент

Директор, бизнес-партнер