Основные обязанности:
-
Работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение.
-
Организация получения корреспонденции по юридическому (почтовому) и фактическому адресам компании.
-
Работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения, фиксирование оттиска печати): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем генерального директора и его заместителей, главного инженера, главного архитектора и руководителей отделов; отправление срочных писем.
-
Ведение деловой переписки, обеспечивает рассылку необходимых материалов в компании и за ее пределами.
-
По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
-
Ведет учет и выписывает накладные на отправляемую проектно-сметную документацию, доверенности, принимает отчеты доверенных лиц.
-
Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний (в т.ч. Вкс), проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. При необходимости своевременно делает электронную рассылку всем заинтересованным лицам.
-
Обеспечивает администрирование применяемой системы Crm по утвержденному стандарту.
-
Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
-
Выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
-
Отправляет исполненную документацию по адресатам.
-
Подготавливает, регистрирует документальные материалы предприятия, законченные делопроизводством, ведет регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
-
Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
-
Своевременно пополняет необходимые офису запасы канцелярских принадлежностей питьевой воды и прочих расходных материалов.
-
Осуществляет заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц, поиск квартир в аренду для сотрудников, убывающих в командировку. Своевременно информирует об убывании сотрудников отдел кадров и отдел бухгалтерского учета и отчетности.
-
По поручению генерального директора печатает служебные материалы и ведет базу данных.
-
Занимается организацией корпоративных мероприятий Компании, а за 10 рабочих дней до окончания года организует праздничное оформление офиса к Новому году.
-
Организует корпоративную рассылку партнёрам Компании с поздравлениями на праздничные дни.
-
Обеспечивает пропускной режим для руководства и сотрудников компании (в т.ч. используемого автотранспорта) на выездных совещаниях.
-
Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.
-
Организует прием посетителей и гостей компании.
-
Координирует и контролирует работу курьеров организации.
-
Осуществляет подготовку договоров подряда/субподряда по утвержденному шаблону.
-
Осуществляет первичные действия по договорам подряда/ государственным контрактам (первичные рассылки Заказчикам информации по условиям контракта: о назначении ответственных лиц, Сро, учредительные и пр.)
-
Своевременно производит замену, продлевает сроки действия электронных цифровых подписей.
-
Осуществляет подготовку и отправку коммерческих предложений (новое строительство, реконструкцию, капитальный ремонт, инженерные изыскания, благоустройство) с оформлением приложений к ним.
-
При коммуникациях со штатными и внештатными сотрудниками использует Crm-систему.
-
Выполняет отдельные поручения руководства.
Требования:
- знание стандартов делопроизводства;
- коммуникабельность;
- желание развиваться и совершенствоваться;
- усидчивость;
- способность работать в режиме многозадачности;
- стрессоустойчивость;
- аналитические способности;
- доброжелательность;
- не конфликтность;
- гибкость;
- ответственность;
- умение работать в команде;
- возможность сверхурочной работы, в случае сдачи проектов и в периоды крайней производственной необходимости;
- знание Word, Excel, Powerpoint, Acrobat, Crm;
- опрятность.
Условия
- рабочая неделя – 40 часов (необходима готовность к сверхурочной работе при возникновении таких случаев);
- график 5/2, с 9.00-18.00, не исключаем командировки, но пока это крайне маловероятно в связи с нахождением основных объектов в г.Москве;
- испытательный срок – 2-3мес., зарплата – по Тк Рф;
- Прохождение Собеседования:
1. Заполнение анкеты и опросника.
2. Удаленное тестирования длительностью 2ч.
3. Очное собеседование.