Секретарь-делопроизводитель

Основные обязанности:

1. Работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение.
2. Организация получения корреспонденции по юридическому (почтовому) и фактическому адресам  компании.
3. Работа с исходящей корреспонденцией (письма,  факсимильные сообщения, фиксирование оттиска печати): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем генерального директора и его заместителей, главного инженера, главного архитектора и руководителей отделов; отправление срочных писем.
4. Ведение деловой переписки, обеспечивает рассылку необходимых материалов в компании и за ее пределами.
5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
6. Ведет   учет и выписывает накладные на отправляемую проектно-сметную документацию, доверенности,   принимает   отчеты доверенных лиц.
7. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний (в т.ч. Вкс), проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. При необходимости своевременно делает электронную рассылку всем заинтересованным лицам.
8. Обеспечивает администрирование применяемой системы Crm по утвержденному стандарту.
9. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
10. Выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
11. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
12. Подготавливает, регистрирует документальные материалы предприятия, законченные делопроизводством, ведет регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
13. Обеспечивает    рабочее    место   руководителя   необходимыми средствами организационной   техники,   канцелярскими   принадлежностями создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
14. Своевременно  пополняет  необходимые офису запасы канцелярских принадлежностей питьевой воды и прочих расходных материалов.
15. Осуществляет заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц, поиск квартир в аренду для сотрудников, убывающих в командировку. Своевременно информирует об убывании сотрудников отдел кадров и отдел бухгалтерского учета и отчетности.
16. По поручению генерального директора печатает служебные материалы и ведет базу данных.
17. Занимается организацией корпоративных мероприятий Компании, а за 10 рабочих дней до окончания года организует праздничное оформление офиса к Новому году.
18. Организует корпоративную рассылку партнёрам Компании с поздравлениями на праздничные дни.
19. Обеспечивает пропускной режим для руководства и сотрудников компании (в т.ч. используемого автотранспорта) на выездных совещаниях.
20. Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.
21. Организует прием посетителей и гостей компании.
22. Координирует и контролирует работу курьеров организации.
23. Осуществляет подготовку договоров подряда/субподряда по утвержденному шаблону.
24. Осуществляет первичные действия по договорам подряда/ государственным контрактам (первичные рассылки Заказчикам информации  по условиям контракта: о назначении ответственных лиц, Сро, учредительные и пр.)
25. Своевременно производит замену, продлевает сроки действия электронных цифровых подписей.
26. Осуществляет подготовку и отправку коммерческих предложений (новое строительство, реконструкцию, капитальный ремонт, инженерные изыскания, благоустройство) с оформлением приложений к ним.
27. При коммуникациях со штатными и внештатными сотрудниками использует Crm-систему.

Требования:

- знание стандартов делопроизводства;
- коммуникабельность;
- желание развиваться и совершенствоваться;
- усидчивость;
- способность работать в режиме многозадачности;
- стрессоустойчивость;
- аналитические способности;
- доброжелательность;
- не конфликтность;
- гибкость;
- ответственность;
- умение работать в команде;
- возможность сверхурочной работы, в случае сдачи проектов и в периоды крайней производственной необходимости;
- знание Word, Excel, Powerpoint, Acrobat, Crm;
- опрятность.

Условия

- рабочая неделя – 40 часов (необходима готовность к сверхурочной работе при возникновении таких слуаев);
- график 5/2, с 9.00-18.00, не исключаем командировки, но пока это крайне маловероятно в связи с нахождением основных объектов в г.Москве;
- испытательный срок – 2мес., зарплата – по Тк Рф;
- ориентировочная дата начала работы – 01.07.2020г.-03.07.2020г.
- Прохождение Собеседования: 1. Заполнение анкеты и опросника. 2. Удаленное тестирования длительностью 2ч. 3. Очное собеседование.