Офис-менеджер

Офис-менеджер в нашей компании:

1. Отвечает на телефонные звонки, ведет электронную почту,  фиксирует и передает служебную информацию генеральному директору и сотрудникам компании. Обеспечивает оперативную связь со сторонними организациями и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности организации.
2. Реализует документооборот организации в бумажном и электронном варианте. Регистрирует, ведет учет, хранение входящей, исходящей корреспонденции, электронных сообщений, архивирование документов.
3. Работает с клиентской базой, осуществляет поиск и привлечение клиентов, сопровождает клиентов, консультирует клиентов по телефону, работает с рекламной продукцией,  ведет деловую переписку.
4. Получает и отправляет корреспонденцию. Оформляет доверенности на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей.
5. Выполняет копировальные, множительные работы.
6. Готовит проекты писем, запросов, иных документов, относящихся к деятельности организации. Печатает служебные материалы и ведет базу данных.
7. Контролирует исполнение документов и поручений руководства, принимает меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
8. Организовывает  подготовку заседаний, совещаний. Производит материальное, техническое обеспечение, оповещение участников о времени, месте проведения мероприятий, повестке дня.
9. Обеспечивает организацию канцтоварами, расходными материалами, иными установленными товарно-материальными ценностями, используемыми в деятельности организации. Проводит их прием, учет, передачу, хранение.
10. Принимает меры по организации встреч, командировок сотрудников. Заказывает билеты на транспорт, арендует жилые, деловые помещения.
11. Контролирует состояние оргтехники, коммуникаций, офисного помещения. При выявлении неисправности офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
12. Ведет прием  посетителей.
13. Оформляет заявки и отслеживает работу курьерской службы.
14. Выполняет служебные и другие   задания по поручению руководства связанные с деятельностью организации.
15. Обеспечивает жизнедеятельность офиса. Поддерживает чистоту и порядок на рабочих местах, в служебных и других помещениях.