Выполнение административных процедур, связанных со взаимодействием с подразделениями компании, в частности, по вопросам организации рабочих мест сотрудников;
Составление рабочего расписания офиса, графиков проведения внутриструктурных мероприятий;
Организация планирования рабочего дня Руководителя;
Контроль сроков исполнения задач;
Организация документооборота (прием, регистрация и направление корреспонденции в структурные подразделения предприятия, отправка документации адресатам);
Ведение деловой переписки и электронного документооборота;
Прием входящих звонков и их распределение;
Осуществление оперативной связи по вопросам текущей деятельности компании (телефон‚ факс‚ e-mail‚ skype);
Встреча топ-менеджеров, клиентов и партнеров и оповещение сотрудников о приходе посетителей;
Выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний;
Обеспечение деятельности руководителя (заказ транспорта, бронирование отелей, билетов);
Согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений; доведение до сведения указаний, распоряжений Руководителя;
Подготовка отчётности по запросу Руководителя;
Подготовка договорной документации и контроль её оформления;
Поиск, обработка, анализ информации по различным темам, связанным с бизнесом подразделения;
Выполнение поручений руководителя;
Организация жизнеобеспечения офиса.
Требования:
Уверенный пользователь Пк и оргтехники, знание Ms Office;
Знание делопроизводства и документооборота;
Знание основ делового этикета: грамотная речь и культура во время общения по телефону, при приёме посетителей, ведении деловой переписки
Позитивный настрой и хорошее настроение, умение с радостью и желанием общаться с большим количеством сотрудников и посетителей;
Умение работать в условиях многозадачности;
Высокий уровень ответственности, работоспособности, стрессоустойчивости, самоорганизации, пунктуальности, умение схватывать на лету;
Желание обучаться и развиваться;
Аналитическое мышление;
Высшее образование
Условия:
Официальное оформление в соответствии с законодательством Рф;