Офис -менеджер (секретарь)

В стабильную компанию, специализирующуюся на импорте химических продуктов и технологического оборудования для различных областей промышленности требуется Офис -менеджер (секретарь) со знанием английского языка.

Задачи:

Выполнять отдельные поручения по функционалу секретаря и офис - менеджера от Генерального Директора.

• Принимать и распределять входящие корпоративные звонки.
• Организация встречи посетителей (бронирование переговорной, оформление пропусков, чай/кофе) и содействие в приеме иностранных гостей (помощь в бронировании отелей, билетов, встреча/проводы, такси).
• Организация командировок сотрудников фирмы (помощь в бронировании отелей, билетов, оформлении виз) и контроль сдачи отчетов о командировках (прием и проверка счетов, чеков, билетов).
• Вести график и осуществлять контроль над внутренним распорядком дня сотрудников (График присутствия в офисе, командировки, отпуска, больничные).
• Поддерживать в актуальном состоянии справочную информацию, имеющуюся в общем доступе (бланки компаний, реквизиты компаний, внутренние телефоны, функционал сотрудников и т.п.).
• Проверять готовность офиса по чек-листу. Ставить задачи клининговой компании. Контролировать наличие канцелярских, хозяйственных товаров, мебели. Своевременно заказывать.
• Контролировать актуальность договоров с контрагентами, своевременно продлевать (аренда, вода, канцелярские товары и пр.,).
• Вести административные расходы на оплату офисных услуг (аренда, свет, почта, нотариус и т.д.). Контроль за оплатой услуг.
• Участвовать в организации корпоративных мероприятий (заказывать необходимый инвентарь, участвовать в организации фуршета, закупки продуктов и т.д.).
• Прием и отправка документов (курьерские компании и "Почта России"), отслеживание статуса отправления. Внесение отправок в реестр, общение с курьерскими компаниями.
• Вести архив, документацию Корпорации (обеспечивать единый порядок отбора, учёта, сохранности, качества обработки документов, порядок выдачи и приема документов на хранение).
• Подготавливать решения и протоколы. Подготавливать учредительные документы по запросу клиентов, заверять копии документов, предоставлять документы в электронном и бумажном видах.
• Подготавливать документы для нотариуса, сопровождать при нотариальных сделках.
• Заполнять анкеты и формы для бухгалтерии, подавать на регистрацию через интернет-сервис сайта Фнс России.
• Составлять доверенности разного вида, помимо шаблонных.
• Вести автопарк компании (оформление договоров аренды, доверенностей на управление тс, своевременный контроль оплаты штрафов (проверка штрафов через портал Госуслуги).

• Английский язык свободный (разговорный и письменный), уровень выше среднего.
• Опыт работы в 1С.
• Уверенное владение Пк и мини – Атс.
• Аналогичный опыт работы от 2 лет.

• Работа в стабильной и развивающейся компании.
• Официальное оформление по Тк Рф.
• Полный социальный пакет, отпуск (2 раза в год).
• Своевременная выплата «белой» заработной платы.
• График работы 5/2 с 09.00 до 18.00 ч.
• Комфортный офис в пешей доступности от м. Академическая (1 минута).
• Лояльное руководство.
• Корпоративная мобильная связь.

Требуется офис -менеджер (секретарь)

Администратор, секретарь, офис-менеджер, администратор офиса, администратор в офис, административный помощник