Секретарь/Офис-менеджер

О Компании:
В мире современного бизнеса выживут компании, предложившие новые методы. «Пифагор и сыновья» - компания Xxi века. Мы работаем в области финансового менеджмента и помогаем клиентам решать весь комплекс финансовых задач, используя аутсорсинговую модель.
Рынок финансового консалтинга растет на 14% каждый год. Бизнес выбирает работать с экспертами, поэтому "Пифагор и сыновья" надежная, активно развивающаяся компания.
Мы сделали ставку на то, чтобы привлекать и удерживать амбициозных и компетентных сотрудников. В компании всё продумано так, чтобы помочь Вам не сомневаться в том, что делаете и чувствовать себя уверенными в будущем.
Эмоциональный комфорт, гибкость в расписании, все возможности для реализации Вашего потенциала и карьеры, отсутствие внутренней конкуренции, прозрачная и понятная оценка работы – мы компания Xxi века.

Обязанности:

• Оперативная закупка расходных материалов для оргтехники, канцелярии, воды, продуктов для офисных нужд, заправка картриджей для оргтехники (поиск и отбор поставщиков, договорная работа, закрывающие документы, сверки);
• Ведение ежемесячного бюджета закупок для офисных нужд и предоставление его на согласование ген. директору;
• Оперативный вызов технических специалистов для ремонта в офис по мере необходимости;
• Контроль работы уборщицы. Ежедневная проверка готовности офиса к новому дню согласно форме «Офис»;
• Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса
• Еженедельная фиксация даты и времени прихода It- специалисту в форме «Плановый приход It-специалиста»;
• Ежедневный прием информации по электронной почте на корпоративный адрес, передача контактному лицу, сохранение файлов согласно «Правилу работы с документами на сервере», отражение принятой информации в форме «Входящие звонки – Факсы – Входящая почта»;
• Обеспечивает документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов.
• Контроль за исполнением распоряжений, переданных в ведение секретаря;
• Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками офиса.

Профессиональные компетенции:

• Структура предприятия, руководящий состав, в том числе начальников подразделений;
• Правила ведения делопроизводства;
• Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;
• Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов;
• Основы организации трудовых процессов;
• Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п.

Личные и профессиональные качества:

• Пунктуальность;
• Умение хорошо выглядеть (презентабельность);
• Организованность.
• Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.