Офис-менеджер

Обязанности:
- Отвечать на телефонные звонки, фиксировать и передавать служебную информацию генеральному директору и сотрудникам компании.
- Обеспечивать документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация и ведение электронной базы документов, учет и направление в соответствующие отделы компании, хранение и архивирование документов.
- Участие в инвентаризационных мероприятиях в сфере своей ответственности.
- Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства.
- Подготовка корреспонденции для отправки почтой силами курьеров компании, отслеживание их получения Контрагентами и возврат оригиналов.
- По поручению руководства выполнять электронную рассылку документов Контрагентам.
- По поручению руководства выполнять копировально-множительные работы.
- По поручению руководства готовить проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании.
- Сбор, обработка и передача руководству требуемой информации.
- Контроль за исполнением распоряжений руководства, переданных в ведение офис-менеджера;
- Организация совещаний и заседаний, проводимых руководством (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
- Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками компании.
- Организация командировок сотрудников: заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронь гостиницы.
- Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.
- Обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организация их приемку, учет, хранение и выдачу.
- Обеспечение сотрудников компании мобильной связью.
- Ведение журнала материальных ценностей, переданных сотрудникам на время их работы в компании.
- Контроль актуальности контактного листа.
- Осуществление взаимодействия с интернет провайдером, мобильным оператором и иными обслуживающими компанию организациями.
- Осуществление контроля за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
- Координация и контроль работы водителя: (прием заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта компании); курьера (прием заявок и разработка графика); уборщицы (контроль за соблюдением графика работы).

Требования:
-Образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от 3 (трех) лет.
- Знание правил ведения делопроизводства.
- Знание правил орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации.
- Знание основ организации трудовых процессов.
- Знание этики, основ делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п..
- Знание правил, методов работы с компьютерной и офисной оргтехникой.
- Аналитический склад ума, внимательность, целеустремленность, точность, аккуратность, готовность выверять и проверять, энергичность, готовность работать в команде, готовность развиваться вместе с компанией.
- Знание 1С Бухгалтерии, Битрикс, Microsoft Office, Excel, Word, Power point.

Условия:
- 40 000 руб. (с испытательным сроком 3 месяца), выплаты 2 раза в месяц.
- Дополнительно оплачивается мобильная связь.
- Оформление по Тк Рф, оплачиваемый отпуск и больничный.
- График работы: 5/2 (пн.-пт.), 09.00-18.00.

Требуется офис-менеджер

Администратор, офис-менеджер, администратор офиса, административный помощник, администратор в офис